Son yıllarda yaşanan teknolojik gelişmeleri yansıtacak şekilde, kamu ve özel işletmeler tarafından yürütülen finansal süreçlerin kontrolü elektronik ortamda yapılmaya başlanmıştır. Sağlıktan bürokrasiye, ticaretten iletişime kadar pek çok sektörde büyük bir hızla yaşanan bu elektronikleşme / dijitalleşme sürecine basitçe e-dönüşüm denmektedir.
Elektronik dönüşüm (e-dönüşüm) olarak adlandırılan geçiş süreci, işletmelerin yürüttüğü neredeyse tüm prosedürlerin sorunsuza yakın bir şekilde uygulanmasını mümkün kılmaktadır. Öyle ki günümüz rekabet ortamında uygulama süreçlerinin kusursuzlaşması işletmeler için sadece bir artı olmaktan çıkıp ihtiyaç haline gelmiştir. Bunun sonucunda başlarda büyük işletmeler ile sınırlı olan e-dönüşüm artık küçük işletmeleri de içine alan, genel bir dönüşüm sürecini ifade etmektedir.
e-Dönüşümün ilk adımı olarak öncelikle bilgisayar ve internet kullanımının yaygınlaştırılması, online imza kullanımı, işlemlerin ortak bir ağ üzerinden gerçekleştirilmesi gibi temel gereksinimler yerine getirilmelidir. Ardından bunu bir kültür ve bir alışkanlık haline getirmek, dijital dünyanın güvenli bir alan olduğu algısını yaygınlaştırmak ve e-dönüşüme sürdürülebilir bir politika çerçevesinde yaklaşmak gerekir.
e-Dönüşüm Sistemlerinden Bazıları
e-Muhasebe: Geleneksel olarak el ile yapılan tüm muhasebe işlemlerinin ve hazırlanan belgelerin tamamen elektronik ortama aktarılmasıdır. Hata oranını ve harcanan zamanı en aza indirerek işletmelerin verimliliğini artırır.
e-Fatura: e-Fatura, Gelir İdaresi tarafından belirlenen ve basılı fatura ile aynı yasal niteliklere ve geçerliliğe sahip elektronik bir belge türüdür. İşletmelerin kağıt fatura maliyetinden ve karmaşıklığından kurtulmalarını sağlayarak maliyetleri düşürür ve zaman kazandırır.
e-Arşiv: Faturaların ilk kopyalarının, nihai tüketiciler de dahil olmak üzere tüm müşterilere elektronik ortamda gönderilmesi ve bu faturaların yine elektronik ortamda saklanmasını sağlar.
e-Defter: e-Defter hizmeti, yıllık olarak noter gözetiminde basılacak muhasebe defteri hesaplarının elektronik ortamda hazırlanmasını, saklanmasını ve Gelir İdaresi'ne gönderilmesini sağlayan bir sistemdir. Belgelerin yıllarca saklanmasının zorluklarını, maliyetlerini ve risklerini ortadan kaldırır.
e-İrsaliye: e-İrsaliye uygulaması, kurumların mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla, hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.
e-Serbest Meslek Makbuzu (eSMM): Serbest meslek makbuzlarının Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan uygulamadır. Serbest meslek mensupları mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için kağıt ortamda düzenlemiş oldukları serbest meslek makbuzunu elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenleyebilir, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletilebilir, elektronik ortamda muhafaza edip Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda raporlayabilirler.
e-Müstahsil Makbuzu (e-MM): Müstahsil makbuzunun, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarında e-ortamda oluşturulması ve raporlaması ile; hem kağıt hem de e-ortamda muhafazası ve ibrazını kapsayan bir uygulamadır.
e-Bilet: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak biletin elektronik ortamda oluşturulması, imzalanması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan uygulamadır.