e-Fatura Sistemi ile Maliyetlerinizi Nasıl Düşürebilirsiniz?

Faturalama işletme yönetiminin en önemli parçalarından biridir. Faturaların hazırlanması, gönderilmesi, alınması ve dosyalanması gibi birçok işlemi içerir. Tüm bunlar işletme için büyük bir zaman, para ve insan gücü maliyeti anlamına gelmektedir. Ancak kullandığınız diğer sistemlerle kolayca entegre edebileceğiniz e-Fatura sistemi bu süreci kolaylaştırır. Peki, e-Fatura nedir ve işletme maliyetlerinizi düşürmenize nasıl katkıda bulunabilir?

e-Fatura Nedir?

e-Fatura diğer adıyla elektronik fatura, bir faturanın kağıt fatura yerine XML veya UBL gibi veri dosyası şeklinde otomatik hazırlanmasıdır. Geleneksel kâğıt faturaların elektronik ortama taşınmış hâlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan formata göre hazırlanır. Vergi düzenlemeleriyle uyum ve hukuki nitelik bakımından kâğıt faturalardan farkı yoktur.

e-Fatura ile fatura oluşturma ve gönderme sürecine manuel müdahale azalır ve işlem hataları minimize edilir. Ayrıca tüm süreç hızlandırılmış olur. e-Fatura’nın sağladığı pek çok avantajdan biri maliyet avantajıdır.

e-Fatura Sistemi Maliyetlerinizi Nasıl Düşürür?

e-Fatura sistemi geleneksel faturalamaya göre %70 oranında daha az maliyete sahiptir. İki fatura sisteminin maliyet karşılaştırması detaylı olarak incelenebilir:

·       e-Fatura’nın ERP, MRP ve ön muhasebe yazılımlarıyla entegre edilmesi sayesinde işletmeler için zaman ve maliyet tasarrufu sağlanır. ERP entegrasyonu, fatura süreçlerini stok yönetimi ve finansal analizlerle uyumlu hâle getirerek operasyonel verimliliği artırır. Ön muhasebe entegrasyonuysa cari hesap takibini, finansal raporlamayı kolaylaştırarak muhasebe süreçlerini hızlandırır.

·       Geleneksel faturalama sisteminde işletmelerin kâğıt, mürekkep, yazıcı ve postalama gibi masrafları bulunur. Ayrıca kullanılan yazıcının düzenli bakımı ve elektrik tüketimi de söz konusudur. Ancak e-Fatura tercih edildiğinde fiziksel masraflar minimize edilir.

·       Geleneksel kâğıt fatura sisteminde faturaların işletme çalışanları tarafından hazırlanması ve sonrasında alıcılara iletilmesi gerekir. Aynı şekilde tedarikçilerden iletilen faturaların dosyalanması, düzenlenmesi ve saklanması da önem taşır. Bunlar da belirli bir iş gücü maliyetine neden olabilir. Ancak e-Fatura’da tüm faturalar sistem üzerinde hazırlanır, gönderilir ve saklanır. Buna bağlı olarak iş gücüne duyulan ihtiyaç azalır. Böylece maliyetler düşürülebilir.

·       Kâğıt fatura sistemi kullanmak faturalamaya önemli bir zaman harcanmasına neden olurken e-Fatura, eş zamanlı işlemlere olanak tanır. Dolayısıyla zaman tasarrufu yapılmasını sağlar. Ayrıca ödeme döngülerini hızlandırarak işletmelerin nakit akışını iyileştirir.

·       e-Fatura enerji kullanımını ve dolayısıyla karbon ayak izini de azaltır. Böylece işletmelerin çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunmasını sağlar.

Bunların yanı sıra geleneksel fatura sisteminde postalanan faturaların kaybolması, faturalamada hata yapılması gibi nedenlerle yeni faturaların oluşturulması gerekebilir. Tekrar faturalama işlemleri de maliyetleri yükseltebilir. Fakat e-Fatura’da bu gibi maliyetlere katlanma zorunluluğu yoktur.

e-Fatura Sistemine Nasıl Geçebilirsiniz?

e-Fatura’ya geçiş, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde atması gereken önemli adımlardan biridir. Vergi mükellefleri için zorunluluk kapsamına göre belirlenen e-Fatura’ya geçiş, aynı zamanda gönüllü olarak da tercih edilebilir. e-Fatura kullanmaya başlamak için belirli teknik ve yasal gereklilikleri yerine getirmek, ardından uygun yöntemi seçmek gerekir. 

e-Fatura’ya geçiş için GİB üzerinden ya da İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden e-Fatura mükellefi olmak için başvuru yapılması gerekmektedir. Başvuru esnasında “Kullanım Yöntemi” seçilmelidir. e-Fatura kullanım yöntemi; GİB Portal, özel entegrasyon ve entegrasyon olarak 3’e ayrılmaktadır. Özel entegratör firma ile çalışacak e-Fatura mükellefleri “Özel Entegrasyon” yöntemini seçmelidir.

Siz de işletmeniz için uygun fiyatlı ve kaliteli hizmet vadeden bir e-Fatura hizmeti arayışındaysanız İşNet olarak sunduğumuz e-Fatura Portalı NetteFatura'yı tercih edebilirsiniz. Kolay ve hızlı entegrasyon ile e-fatura süreçlerinizi kolayca yönetebilirsiniz.

İş Bankası DijiKolay ile yürüttüğümüz kampanyalarımızdan yararlanabilir, yeni müşterilere özel yıl sonuna kadar ücretsiz e-Fatura avantajını yakalayabilirsiniz. Mevcut müşterilerimizdenseniz 1 alana 1 bedava kampanyamıza katılabilirsiniz. Hızlı başvurunuzu internet sitemiz  üzerinden tamamlayabilirsiniz.