Gelir İdaresi Başkanlığı’nın uyguladığı testleri başarıyla tamamlamadan özel entegratör olmak mümkün değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı, makul olarak değerlendirmediği hiçbir şirkete özel entegrasyon izni vermemektedir. Bununla birlikte özel entegratör olabilmek için alınması gereken sertifikalar ve yerine getirilmesi gereken çeşitli koşullar vardır. Fakat bir konuda gerekli izinlere sahip olmak, onu çok iyi gerçekleştirebiliyor olmak anlamına gelmez. Bu nedenle, çalışacağınız entegratörü seçeceğiniz zaman bazı konuları ciddi bir şekilde gözden geçirmeniz ve kimi faktörleri dikkate almanız gerekmektedir.

İşte e-fatura entegratörü seçerken dikkat etmeniz gerekenler:

• Her şeyden önce entegratörünüz Gelir İdaresi Başkanlığı’nın gerekli ve zorunlu olarak belirlediği koşulları yerine getirmiş olmalı, gerekli yeterliliklere sahip olmalıdır.

• Entegratörünüz yedi gün yirmi dört saat boyunca sistemlerinin çalışıyor olacağını vaat ediyor olmalıdır.

• Günümüz dünyasında veri güvenliği oldukça önemli bir konudur. Bu nedenle müşterilerinize e-fatura saklama hizmeti verebilecek bir entegratörle çalışmanız gerekmektedir. Sahip olduğunuz verileri saklamanız ve gerektiği takdirde beyan etmeniz yasal olarak gereklidir ve bunu taahhüt edilen süre içinde yapmanız zorunlu tutulur. Çalıştığınız entegratör bu belirli süre içerisinde, gerektiği zaman verilerinizi size sunmak için hazır olmalıdır. e-Fatura saklama hizmeti sunmak isteyen özel entegratörlerin ise belirli yasal esaslara dayanarak e-fatura saklama izni almak üzere başvuru yapması gerekir. Bu hizmet, e-fatura sistemine kayıtlı mükelleflere verilebilir.

• Verilerin belirtilen şekilde saklanması için, entegratörünüzün altyapı sisteminin sağlam olması gerekmektedir. Bu nedenle, çalışmayı seçtiğiniz entegratörün veri saklamak üzere kullandığı altyapı sistemini bilmeniz size avantaj sağlayacaktır. Kimi entegratörler Felaketten Kurtarma Merkezi’ne sahiptir ve veri yedeklemesi yapar. Bu şekilde, felaket durumunda verilerin korunmuş olmasını sağlarlar.

• Entegratörünüzün ne derece kurumsal ve ne derece güvenilir olduğunu değerlendirmelisiniz.

• Çalıştığınız entegratörün finansal olarak hangi kapasitede olduğunu da göz önünde bulundurmalısınız. Herhangi bir kriz söz konusu olduğunda çalıştığınız entegratör durumla ne şekilde başa çıkabileceğini biliyor olmalıdır. Aksi halde işleriniz aksar ve sıkıntı yaşayabilirsiniz. Bu nedenle, çalışacağınız entegratörü belirlemeden önce bu konuya ilişkin olarak bilgi almanız önemlidir.

• e-Devlet uygulamalarının sürekli olarak genişlediğini, detaylandığını fark etmişsinizdir. Çalıştığınızın entegratörün e-devlet uygulamalarına hakim olması önemlidir. Sizin de entegratör seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken şeylerden biri budur; entegratörün bu uygulamalarla ne şekilde başa çıktığını, uygulamalara ilişkin ne gibi çözümler üretebildiğini bilmelisiniz.

• Bunların yanında, entegratörünüz, e-fatura uygulaması dışında başka dijital dönüşüm konularına da hakim olmalıdır ve hatta bu konuda farklı hizmetleri sunuyor olmalıdır.

• Son olarak, entegratörünüzün e-fatura sisteminin ERP (Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama) programlarıyla entegre olabilmesi gerekmektedir. Entegratörünüzün sunduğu sistemlerin ERP uygulamalarıyla otomatik olarak veri alış-verişi yapması mümkün olmalıdır.