e-Arşiv Faturası Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

Dijitalleşen dünyada, vergi mükelleflerinin yükümlülüklerini elektronik ortamda gerçekleştirebilmelerini sağlayan birçok uygulama, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştiriliyor. e-Arşiv fatura sistemi de bu uygulamalar içerisinde yer alıyor. Önemli bir dijitalleşme hizmeti olan e-Arşiv faturanın sunduğu pek çok kolaylık bulunuyor.

e-Arşiv Faturası Nedir?

e-Arşiv fatura (elektronik arşiv faturası), Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Arşiv fatura uygulamasına katılma izni alan mükelleflerin elektronik ortamda düzenledikleri ve kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan belgedir.

e-Arşiv fatura uygulamasına dâhil olan mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara düzenleyecekleri faturaları e-Arşiv fatura olarak oluşturur. e-Arşiv faturayı e-Faturadan farklı kılan özellik, e-Fatura kullanıcısı olmayan tüzel kişilere ve son kullanıcılara gönderilebilmesidir. İki tür e-Arşiv mükellefiyeti bulunmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığının 2022 yılı esaslarına göre; vergi mükellefine düzenlenen faturalarda 2.000 TL, şahıslara düzenlenen faturalarda ise 5.000 TL'yi aşması halinde e-Arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunmaktadır. Bu zorunluluk kapsamında İşNet’in belge.app uygulamasından yararlanılabilir.

e-Arşiv Faturası Düzenlemek Zorunda Olan Mükellefler Kimlerdir?

Vergi Usul Kanunu Tebliği'ne göre e-Arşiv fatura düzenlemek zorunda olanlar şu şekilde sıralanabilir:

·       Brüt satış hasılatı ya da satışları ile gayrisafi iş hasılatı 3.000.000 TL ve üzeri olan mükellefler (2022 hesap dönemi ve müteakip hesap dönemleri için geçerlidir),

·       Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren ve brüt satış hasılatı ya da satışları ile gayrisafi iş hasılatı 500.000 TL ve üzeri olan mükellefler (2022 hesap dönemi ve müteakip hesap dönemleri için geçerlidir),

·       Gayrimenkul, motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım ya da kiralama işiyle uğraşan, aynı zamanda söz konusu işlere aracılık faaliyetinde bulunan ve brüt satış hasılatı veya satışlarıyla gayrisafi iş hasılatı 500.000 TL ve üzeri olanlar mükellefler (2022 hesap dönemi ve müteakip hesap dönemleri için geçerlidir),

·       İlave olarak, 03.07.2023 tarihinde ve sonrasında e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükellefler mal teslimi ya da hizmet ödemesi gerçekleştiriyorsa ve hazırlanan faturalar vergiler dâhil 5.000 TL’yi aşıyorsa faturalar e-Arşiv fatura olarak düzenlenebilir. Her yıl güncellenen bu tutar 2024 yılında 6.900 TL'dir.

e-Arşiv Fatura Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

·       e-Arşiv faturanın düzenlendiği tarih ve belge numarası,

·       e-Arşiv faturayı düzenleyen kişinin adı ve soyadı, (varsa) ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olunan vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,

·       Müşterinin adı ve soyadı, (varsa) ticaret ünvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,

·       Malın veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı,

·       Satışı gerçekleştirilen malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,

·       Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, bilgi içeriği Başkanlık tarafından belirlenen karekod veya barkod.

Elektronik ticaret kapsamında gerçekleştirilen mal ve hizmet satışı yapan mükelleflerce düzenlenen e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

·       Satışın yapıldığı web sitesi adresi,

·       Ödeme şeklinin nasıl yapıldığı ve ödemenin gerçekleştiği tarih,

·       Mal satışı için düzenlendiyse gönderiyi taşıyanın adı ve soyadı ile birlikte ünvanı, vergi kimlik numarası ve nüfus kimlik numarası,

·       Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin gerçekleştirildiği tarih,

·       İade durumunda ilgili bölüme; malı iade edenin adı ve soyadı, tam adresi, imzası, iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı.

Bunların yanı sıra faturanın üzerine “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ibaresi yazılmalıdır.

e-Arşiv Fatura Nasıl Hazırlanır?

·       e-Arşiv fatura düzenlemek için ilk olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı e-Arşiv Portal’ına üye olmak, ardından kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapmak gerekir.

"Belge İşlemleri" bölümünden "Fatura Oluştur" seçilmelidir. Fatura tipi "Satış" olarak girilmelidir. Sistemde yer alan zorunlu bilgiler doldurulmalıdır. Ardından "Oluştur" butonuna tıklayarak taslak fatura oluşturulmalıdır.

·       Taslaklar bölümü üzerinden "Sorgula" butonu kullanılarak taslak faturaya ulaşılmalı ve istenilen bilgiler doldurularak fatura düzenleme işlemi yapılmalıdır.

·       Taslaklar bölümünden, düzenlenen fatura seçilmeli ve ardından "GİB İmzala" butonuna tıklanmalıdır. Faturayı imzalayarak onaylayabilmek için açılan ekrandan "Şifre Gönder" butonuna tıklanmalı ve cep telefonuna gelen şifreyi sisteme girerek onaylamak gerekir.

·       İmzalama işlemi başarıyla tamamlandıktan sonra "Faturayı İndir" butonu üzerinden e-Arşiv fatura görüntülenebilir.

·       Alıcının talebi doğrultusunda hazırlanan e-Arşiv fatura kâğıt olarak ya da elektronik ortamda iletilebilir.

·       Mükellef tarafından WinRAR şeklinde inen dosya açılarak fatura yazdırılmalı, XML belgesi de daha sonra ulaşılabilecek şekilde saklanmalıdır. Aynı zamanda düzenleyene ait olan nüsha elektronik ortamda muhafaza edilmelidir.

İşNet'in sunduğu NetteFatura sistemi sayesinde e-Arşiv faturalar alıcısına gönderilebilir, faturanın kopyası saklanabilir.