Bilgi teknolojilerinin yoğun kullanımı ile iş süreçlerinin ve bilgilerin hızlı, para ve zaman tasarrufu sağlayarak dijital (elektronik) ortama taşınması dijital dönüşüm olarak adlandırılır.
Dönüşüm, dijitalleşen dünyanın hızını ve kolaylığını iş hayatımızı taşımaya yardımcı olur. Alışverişin şeklinin e-ticarete kaydığı günümüzde, güvenlikten ödeme sistemlerine her yerde dijital dönüşüm etkisini gösterir durumdadır. Alışılagelmiş dosyalama, evrak, kâğıt gibi belgeleme ve saklama yöntemleri değişirken, maliyet avantajı ve zaman kazandıran dijital dönüşümü seçen şirketler ise rekabette bir adım öne geçiyor.
Dijital dönüşüm şu ürünleri kapsar:
e-Posta: Bürokratik süreçlerdeki dilekçelerin dijital versiyonu olarak kullanılır.
Kayıtlı elektronik posta (KEP): e-Postanın, e-imza ile gönderimdeki tüm adımları kayıt altına alan ve yasal geçerliliği olan iletişim türüdür.
e-Fatura ve e-Arşiv: Kağıt faturaların dijital versiyonuna denir.
e-Defter: Yevmiye defteri ve defteri kebirin dijital versiyonu olarak kullanılır.
e-İmza: Artık hayatımızın her alanında yer alan ıslak imzanın dijital versiyonudur.
e-Devlet: Devlet dairelerinde bulunmamıza gerek kalmadan ve sıra beklememeden erişebildiğimiz devlet kurumlarıdır.
e-Ticaret: Dükkan ve alışverişleri dijital ortama taşıyan ve mekana gitmeye gerek kalmadan ürün ve hizmetleri özgürce alıp satabildiğimiz dijital süreçtir.
e-Bilet: Günümüzde yolcu ve havayolu şirketi arasında kağıt bilet kullanımını ortadan kaldıran biletleme sistemine denir.
Dijital Dönüşümün Faydaları Nelerdir?
Odalar dolusu klasörlenmiş fatura arşivleri ve saklama masraflarının tarih olması avantajı söz konusudur. Bu avantajla birlikte gereksiz iş yükü azalır, verimlilik artar, zamandan kazanılır ve ticaret hızlanır. Her şey dijital ortama taşındığı için dolayısıyla kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri de ortadan kalkar.
Dijital dünya sayesinde gerektiğinde eski evraklara saniyeler içerisinde ulaşılır. Anlık ve otomatik veri kaydı ile hata oranı azalır, kaybolma yaşanmaz, Kağıt kullanımının en düşük seviyeye inmesine olanak sağladığından dolayı da her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenerek çevrenin korunmasına da katkıda bulunulmuş olur. Zaman ve para tasarrufu sağlamak isteyen tüm işletmelerin yararlanabileceği bir sistemdir. Ayrıca perakendeden enerjiye, eğitimden sağlık sektörüne, hizmet sektöründen imalat sektörüne kadar aklınıza gelebilecek tüm sektörlerde uygulanabilir.
Dijital Dönüşüm Süreci Nasıldır?
Önceleri analog kayıtların (dijital dönüşüm adı altında otomasyon) dijital ortamda işlenmesi söz konusuydu. Ardından e-hizmet sistemleri gündeme geldi ve süreçlerin dijital ortama aktarılması gerçekleştirildi. Günümüz sürecini incelediğimizde ise kurumsal firmalar, iletişimde oldukları diğer kuruluşlar ile dijital ortam üzerinden iletişim ve paylaşım yapmaktadır.
Ayrıca dijital dönüşüm süreci tek yönlü değildir. Firmalar modern teknolojiyi kullanarak çok daha verimli bir otomasyon oluşmasını sağlar, firma tarafından verilen hizmetin gelişmesi ve gelişen hizmet ile de çok daha iyi bir dijitalleşme sürecine tekrar adım atılır. Böylece dijital dönüşüm ile yeni koşullara da çok daha başarılı şekilde uyum sağlanırken, beklentilere de çok daha iyi şekilde cevap verilebilmesi söz konusudur.
Dijital değişimin unsurları ise şu şekilde sıralanabilir:
- İnsan
- Süreç
- Teknoloji
Bu üç unsurun dijital dönüşüm için önemi fazladır. Hepsi bir arada değişim sürecine dahil olursa dönüşüm verimli olacaktır.
Dijital dönüşüm dünü, bugünü ve yarını kapsamaktadır. Bu nedenle daima değişim faktörü söz konusudur. Bu sürecin en iyi şekilde yönlendirilmesi, yönetilmesi ve hızlandırılması için çalışmalar yapılmalıdır.